SECRETARIAT BUREAUTIQUE

Le rôle du secrétaire bureautique consiste à prendre en charge les tâches administratives au sein d’une entreprise, ou dans toute organisation, qu’elle soit privée ou publique. Les fonctions du secrétaire bureautique sont donc diverses, mais celles-ci dépendent surtout de la taille de la structure pour laquelle il travaille.

Si celle-ci est de petite taille, alors le secrétaire bureautique en devient l’interlocuteur privilégié. En effet, dans ces-là, ses tâches ne seront pas seulement administratives, mais consisteront également en l’accueil physique et la prise de communication téléphonique des visiteurs, des clients, ainsi que des prestataires extérieurs.

Son travail se résume comme suit : Gérer les appels téléphoniques; Recevoir, rédiger, et transmettre le courrier et les e-mails; Accueillir et communiquer avec les usagers ; Gérer l’information ; Gérer le courrier ; classer et archiver les documents ; Organiser les activités ; Tenir à jour l’agenda de son service et de sa hiérarchie ; Organiser des réunions et en assurer la prise de notes puis rédiger les comptes rendus.

Les qualités requises pour être secrétaire bureautique sont :
• Une capacité d’organisation et de gestion des priorités
• Le sens du contact
• La capacité d’adaptation
• L’esprit d’initiative
À noter : la connaissance d’une langue étrangère est appréciable dans ce secteur, surtout pour les grandes entreprises communiquant à l’international.

Outre ses qualités organisationnelles, le secrétaire bureautique doit être en mesure de faire preuve tout d’une grande polyvalence, car le métier requiert également de solides compétences administratives et bureautiques :
• connaître et maîtriser l’informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet
• maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale
• savoir hiérarchiser et classer des documents
• savoir communiquer rapidement et efficacement

Pourquoi se former en secrétariat bureautique ? Gestionnaire de l’emploi du temps de son responsable, elle est également la coordinatrice efficace de ses réunions. Le secrétariat bureautique est la formation qui permet à l’étudiant(e) d’être le véritable bras droit de son supérieur hiérarchique